打造自己的 AI 助理

你是不是一直在貼同一段話？

在「AI 工作力」那個單元，你學會了用五個要素寫出好指令，還把好用的指令存成範本。用了一陣子，你可能發現一件事：每次都在貼同一段背景。

「我們部門有這幾個人……」「會議記錄的格式是這樣……」「XX 是我們產品的代號……」每次開新對話都要重新交代一次，漏貼一段，結果就走樣。

這堂課要做的，是把這些「每次都要說的話」存起來，做成一個專屬的 AI 助理。之後你只要丟進新的材料，它就知道該怎麼做。這也是這個單元的起點：先讓 AI 穩定地做好一件事，後面幾堂再讓它自動跑起來。

自訂助理是什麼

大部分的 AI 工具都有類似的功能，名字各不相同：

• Claude 的「專案」（Projects）：可以設定專案指示、上傳知識檔案，專案裡的每個對話都會套用
• ChatGPT 的自訂 GPT 和專案
• Gemini 的 Gems

介面和名稱常常改版，但核心概念都一樣，由三個部分組成：

部分	白話意思	會議記錄助理的例子
指示	長期有效的工作說明，五要素的進階版	你是會議記錄專員，產出要包含決議和待辦
知識檔案	它可以隨時查閱的參考資料	記錄範本、成員名單、專有名詞表
對話	每次交給它的新材料	今天會議的逐字稿或筆記

什麼工作值得做成助理？

不是每件事都需要。先用這三個問題篩選：

1. 常常做嗎？ 至少每週一次。一年做兩次的事，直接問就好。
2. 每次都需要同樣的背景嗎？ 例如公司的格式、團隊成員、產品名詞。
3. 產出格式固定嗎？ 格式越固定，助理的表現越穩定，你也越容易檢查。

三個都是「是」，就很值得做。常見的例子：會議記錄、週報整理、客服回信草稿、徵才文案、把技術說明翻成白話。

實作：會議記錄助理

我們用一個幾乎每個上班族都需要的例子，一步一步做。以下以 Claude 的專案為例，其他工具的做法大同小異。

第一步：先想清楚它要做什麼

動手之前，先在紙上寫下三件事：

• 輸入：會議的逐字稿（線上會議工具常能自動產生），或你手打的零散筆記
• 輸出：一份照公司格式的會議記錄，重點是「決議」和「待辦事項」
• 品質標準：每個待辦都要有負責人和期限；不能出現會議上沒說過的內容

這一步最容易被跳過，但它決定了後面所有東西。你寫不出「做對是什麼樣子」，AI 也做不出來。

第二步：寫指示

建立一個新專案，取名「會議記錄助理」，在專案指示裡貼上：

注意最後幾條規則。「不確定時怎麼辦」是指示裡最重要的部分。沒有這幾條，AI 遇到模糊的地方會很自然地「合理推測」，寫出一個看起來很像真的、其實沒人說過的期限。讓它標註「待確認」，你檢查時就知道該看哪裡。

第三步：準備知識檔案

上傳三份檔案到專案的知識庫：

• 會議記錄範本：一份你覺得寫得最好的過往會議記錄。一個好範例，勝過一大段格式說明。
• 成員名單：姓名、職稱、負責的業務範圍。有了它，助理才知道「這件事應該是誰負責的」，也能修正語音辨識把「陳怡君」聽成「陳宜君」這種錯字。
• 專有名詞表：產品代號、內部縮寫、常見客戶名稱。

第四步：用三份真實案例測試

不要只用一份「漂亮」的逐字稿測試。準備三份：

1. 一般的會議：有議題、有結論、有分工
2. 很亂的會議：大家岔題、最後沒有明確結論
3. 刁鑽的會議：有人說「這個我來處理一下」但沒說什麼時候；有人名被語音辨識寫錯

每一份都用同一張檢查表核對：

• 待辦事項的負責人和期限，跟會議上說的一樣嗎？沒講清楚的，有標「待確認」嗎？
• 有沒有出現會議上沒人說過的內容？
• 人名、產品名稱有沒有寫對？
• 格式跟範本一樣嗎？

第五步：出錯時，改指示，不是改對話

測試時一定會發現問題，例如它把「下週再看看」寫成了決議。這時候，不要只在對話裡糾正它。對話裡的糾正只對這一次有效，下次開新對話又會犯同樣的錯。

正確的做法是回到專案指示，加一條規則：

- 「再看看」「之後討論」這類說法不是決議，請放在「未決問題」。

然後用同樣的三份案例重新測一次，確認問題修好了，也沒有弄壞原本正常的地方。

把每一次的錯誤，變成指示裡的一條規則。助理會越用越準。

開始使用

做好之後，每次開會完，在專案裡開一個新對話，貼上逐字稿，就能拿到一份格式一致的草稿。記得，它是草稿：你仍然要讀過「請確認」那一段，修正之後再寄出去。

順利的話，原本要花半小時整理的會議記錄，可能只需要幾分鐘檢查。下一堂，我們要讓這種「AI 處理一件事」的步驟，在背景自動發生。