不寫程式也能做資料分析

每個月底，業務部的小美都要從系統匯出一份銷售表，花半天用 Excel 整理成報表。現在她把檔案上傳給 AI 助理，問一句「哪個門市成長最多」，幾十秒就有答案和圖表。

這不是魔法。很多 AI 助理在你上傳表格後，會在背後自己寫一段小程式來計算，再把結果用中文告訴你。你不用會寫程式，但要會「問」和「驗」。

第一步：上傳前整理一下

花五分鐘整理，可以省下後面很多誤會：

• 欄位名稱寫清楚：「金額」不如「銷售金額_含稅」
• 一個工作表放一種資料：合併儲存格、小計列、備註文字，都容易讓 AI 誤判
• 刪掉不需要的個資：客戶姓名、電話、地址，分析用不到就先刪掉，或換成代號

第二步：先請它描述資料

不要一上傳就問結論。先確認它看懂了：

如果它把「門市代號」誤認成數字來加總，這一步就會發現。

第三步：一次問一題

問題越具體越好。比較一下：

還記得第 2 課的五要素嗎？在這裡，「背景」就是告訴它這份資料的用途，例如「要給店長開會用，請挑出最需要關心的三家門市」。

把「計算結果」和「推論」分開，是很好的習慣。數字可以驗算，推論則需要你用對門市的了解來判斷。

第四步：抽查驗算

AI 有時會讀錯欄位、漏算某些列，或把空白當成零。最簡單的驗算方法：

1. 對總數：用 Excel 自己加總一次全部金額，和 AI 的答案比較
2. 抽一筆：挑一家門市、一個月份，自己篩選出來算
3. 問過程：請它說明「你用了哪些欄位、怎麼計算的」

如果總數對不上，先別看後面的結論。把差異告訴它，請它找出原因。