文件、信件與簡報
寫信、寫報告、做簡報，是最適合交給 AI 打草稿的工作。關鍵是分工：你負責重點和事實，AI 負責結構和措辭。
在辦公室裡，寫東西佔了很多時間：回客戶信、寫週報、整理會議記錄、做提案簡報。這些工作有一個共通點：最難的常常是「開頭」。AI 最能幫上忙的，正是這一步。
一場接力賽
AI 跑中間兩棒，但起跑和終點都是你。
很多人覺得 AI 寫的東西「空空的」，通常是因為只說了「幫我寫一篇」。AI 不知道你的客戶是誰、上次會議吵了什麼、你真正想說服誰。內容要由你給，它負責把內容排好、說順。
信件：先講重點，再定語氣
假設廠商交貨延遲，你要回一封信給客戶。把你知道的事條列給它就好，不用寫成完整句子：
幫我寫一封給客戶的 Email，我是業務窗口。 重點：
- 原訂 11 月 20 日出貨的 500 組禮盒，因包材廠延遲，要改成 11 月 27 日
- 我們會免運費，並先寄 50 組樣品讓他們佈置門市
- 如果他們有活動時程壓力，請直接打給我
語氣：誠懇、不推卸責任，但也不要過度道歉。200 字以內。
拿到草稿後，用追問微調，例如「開頭太長，第一句就說明延遲」。這就是上一堂說的「用追問修稿」。
長文件：先要大綱
寫報告或企劃書時，別一次要整篇。先請它列大綱，你調整順序、刪掉不需要的段落，再一段一段寫。這樣每一段你都看過、也同意，最後才不會拿到一篇不像自己寫的東西。
會議記錄也很適合：把你的筆記或逐字稿貼上去，請它整理成「決議事項、待辦與負責人、下次要討論的問題」三個部分。
簡報：先定故事線
簡報最常見的問題，不是不好看，而是不知道想說什麼。先寫故事線：每一頁只用一句話說明重點。
我要向主管提案一個會員集點活動，故事線如下（一行一頁）：
- 上季會員數持平
- 原因是新客回購率低
- 競爭對手推了集點活動
- 我們的提案
- 預算與時程
- 請主管決定
請幫每一頁寫出：標題、最多三個重點、建議放什麼圖表。不要編造數字，需要數字的地方標記「待補」。
注意最後一句。AI 很容易幫你「補」一個看起來合理的數字，在簡報裡這很危險。明確要它標示「待補」，再由你填入真實資料。
拿到內容後，可以貼到簡報軟體自己排版，或使用簡報軟體內建的 AI 直接產生投影片初稿（第 1 課提到的第三類工具）。
寄出前的三個檢查
- 事實：日期、數量、金額、人名，逐一對照原始資料
- 稱謂：公司名稱、職稱有沒有寫錯
- 語氣：大聲唸一遍，像不像你會說的話
- 找一封這週要寫的信，先把重點條列出來，再請 AI 打草稿。
- 請它給你兩種語氣的版本，挑一個並自己修改。
- 如果近期有簡報，先寫出一頁一句話的故事線，再請 AI 展開。
- 寄出或報告前，用三個檢查再看一次。
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